发文字号常见错误析

    国家行政机关公文处理办法（xx年1月1日施行）、国家行政机关公文格式（gb/t9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

    一、搭配虚字。如:“×政字〔xx〕第2号”、“×发字〔xx〕第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是:“皖政〔xx〕2号”（即安徽某某人民政府xx年度发的第2号文件）、“皖发〔xx〕35号”（即中共安徽某某委xx年度发的第35号文件）。

    二、要素颠倒。国家行政机关公文处理办法第三章第十条第四款已明确规定:“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如:“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

    三、年号不全。如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986国家行政机关公文格式明确:“年份应标全称”。

    四、错用括号。如“×政办（xx）8号”、“×政办xx8号”，这里的年份所用的括号“”、“”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔xx〕8号”。

    五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政秘〔xx〕008号”，这里的“008号”应改为“8号”。国家行政机关公文格式(gb/t9704—1999)已明确规定:“序号不编虚位（即1不编为001）”。

    六、摆放有误。常见错误有三种:一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，国家行政机关公文格式附件的条文释义中讲的非常明确和具体:发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线... -->>
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